PURCHASING & ACCOUNTS PAYABLE COORDINATOR

COMPANY DESCRIPTION:

Jacad is a 3rd generation real estate firm that owns and manages 22 industrial/commercial properties in Montreal and 1 office property in Dallas servicing approximately 180 tenants. We pride ourselves on the longevity of our staff, most of whom have worked with us for over 10 years and many for over 20 years. We are looking to add an experienced and talented Purchasing Coordinator to our team as we grow our portfolio and modernize our operations.

GENERAL PURCHASING RESPONSIBILITIES:

Collect material lists and quotes from the Operations team
Submit materials lists and quotes for proper approval in writing
Create purchase orders in Yardi, uploading all relevant supporting documents
Place orders for materials from approved vendors and coordinate their delivery
Manage the purchasing email inbox
Maintain warehouse inventory levels with periodic audits
Build strong relationships with vendors, renegotiate rates and go to market with new vendors
Manage the online and paper filing of purchasing
Manage the purchasing email inbox

ACCOUNTS PAYABLE RESPONSIBILITIES:

Verify supplier invoices against work orders, contacting vendors by phone or email as needed
Match invoices to accepted quotes or signed contracts
Review monthly vendor statement of accounts and follow up as needed
Enter payable information into Yardi same day as received, including all relevant attachments
Monitor aged payables and finalize invoices for appropriate approval and payment
Reconcile corporate credit cards and gather receipts from cardholders
Fill out credit applications for suppliers (as needed)
Manage the online and paper filing of payables
Manage the payables email inbox

COMPUTER SKILLS:

Experience in accounting-based software (Yardi is strongly preferred)
Proficiency in Microsoft Excel, Outlook, and Teams

EXPERIENCE & CREDENTIALS:

Experience in purchasing construction materials and costing
At least 3 years’ experience in a related field

LANGUAGES:

Fluent in French (written and spoken)
Advanced English (written and spoken)

BENEFITS:

Employer match RRSP
Tele-health subscription
Paid vacation

PERSONALITY ATTRIBUTES:

Detail-oriented, conscientious, process-oriented and adaptable
Ability to prioritize and forecast
Motivated self-started

POSTE COORDONNATEUR(RICE) DES ACHATS ET DES COMPTES PAYABLES

DESCRIPTION DE LA COMPAGNIE:

Jacad est une firme immobilière de 3e génération qui possède et gère 22 propriétés industrielles/commerciales à Montréal et un immeuble de bureaux à Dallas et sommes au service d’environ 180 locataires. Nous sommes fiers de la durée de notre personnel, dont la plupart travaillent avec nous depuis plus de 10 ans et beaucoup depuis plus de 20 ans. Nous cherchons à ajouter un coordinateur(rice) des achats expérimenté(e) et talentueux(se) à notre équipe alors que nous développons notre portefeuille et modernisons nos opérations.

RESPONSIBILITÉS D’ACHAT GÉNÉRALES:

Recueillir des listes de matériel et des soumissions auprès de l'équipe des opérations
Soumettre les listes de matériaux et les soumissions pour approbation appropriée par écrit
Créer des bons de commande dans Yardi, en téléchargeant tous les documents justificatifs pertinents
Placer des commandes de matériaux auprès de fournisseurs approuvés et coordonner leur livraison
Maintenir l’inventaire de l'entrepôt à niveaux avec des inspections périodiques
Établir des relations solides avec les fournisseurs, renégocier les tarifs et chercher des nouveaux fournisseurs
Gérer la boîte des courriels des achats

RESPONSABILITÉS DES COMPTES PAYABLES

Comparer les factures des fournisseurs aux bons de travail, et contacter les fournisseurs par téléphone ou par courriel au besoin
Faire correspondre les factures aux soumissions acceptées ou aux contrats signés

Réviser les états de compte mensuels des fournisseurs et faire le suivi au besoin
Entrez les informations des payables dans Yardi le jour même de leur réception, y compris toutes les pièces jointes pertinentes
Surveiller les comptes payables âgés et finaliser les factures pour approbation et paiement appropriés
Comparer les cartes de crédit et recueillir les reçus des titulaires de carte
Compléter les applications de crédit pour les fournisseurs (au besoin)
Gérer le dépôt en ligne et en papier des comptes payables
Gérer la boîte des courriels des comptes payables

COMPÉTENCES INFORMATIQUES:

Expérience dans les logiciels comptables (Yardi est fortement préféré)
Compétence en Microsoft Excel, Outlook, et Teams

EXPÉRIENCE & QUALIFICATION:

Expérience en achat de matériels de construction et estimation du coûtant
Au moins trois (3) ans d’expérience dans un domaine comparable

LANGUAGES:

Couramment en français parlé et écrit
Anglais avancé parlé et écrit

BENEFICES:

Employeur correspond REER
Inscription Télé-santé
Vacances Payés

PERSONNALITÉ:

• Souci du détail, consciencieux(se), axé(e) sur les processus et adaptable

• Capacité à établir des priorités et à prévoir

• Motivé et autonome

Gestion Jacad Inc.

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